怎樣做好一場完美宴會接待

李通海

怎樣做好一場完美的宴會，讓我?guī)庾x一場完美的故事，品讀從這里開始…… 一，餐廳宴會預訂工作流程　 1，在接受賓客詢問前，預訂員應掌握本飯店宴會廳的狀況，并了解各種菜單、價格及服務(wù)水平等情況，做到心中有數(shù)，如：宴會廳的面積、高度、采光、通風、裝飾、最大客容量;各類宴請標準所提供的菜肴品種、烹調(diào)方法等。　　 2，與客戶洽談所有的宴請細節(jié)，盡量滿足賓客的各種要求，填寫宴會預訂單。　　 3，在宴會活動日記簿上按日期標明活動地點、時間、桌數(shù)，客人宴會菜單標準，酒水類型，指示牌臺卡，婚慶協(xié)助，付款方式等事項，注上是否需確認的標記。　　 4，一宴會活動得到確認，經(jīng)過認可的菜單、飲料、場地布置示意圖等細節(jié)資料，應以確認信的方式迅速送交顧客，“宴會合同書”給予簽訂?！?lt;/p>宴會合同書樣本如下 點一點 ▼ <a href="https://www.meipian7.cn/45bo6tjp?share_from=self" target="_blank">宴會合同書</a> 5，如果是提前較長時間預訂的，應主動用信函或電話方式保持聯(lián)絡(luò)，進一步確定日期及有關(guān)的細節(jié)。對暫定的預訂應進行密切的跟蹤查詢。　 6，收取訂金。為了保證宴會預訂的成功率，可以要求顧客預付一定數(shù)量的訂金。飯店的?？筒⑾碛辛己眯抛u者，可以不必付訂金。 8，建立宴會預訂檔案。將預訂單分為“待確定”和“已確定”兩類入檔，按時間順序排列。預訂員要主動與賓客聯(lián)絡(luò)和提前填寫“宴會通知單”送往有關(guān)各部門宴會通知單樣本如下 9在宴請活動前兩天，必須設(shè)法與顧客聯(lián)系，進一步確定已談妥的所有事項。任何與宴請有關(guān)的變動都應立即填寫“宴請變更宴會通知單”發(fā)送有關(guān)部門，變更通知單上需寫明原來預訂單。戳一戳 ▼ <a href="http://www.kamkm888.com/45bd9sm6?share_from=self" target="_blank">酒店婚慶進場協(xié)議</a> <a href="https://www.meipian7.cn/45beczpi?share_from=self" target="_blank">婚慶合作協(xié)議書</a> 二，宴會營銷主要工作流程: 1.宴會營銷是溝通的橋梁，組織，協(xié)調(diào)，事前做好妥善規(guī)劃，順利完成宴會活動達到客人滿意， 2，接受預定通知后，及時與客溝通洽淡。獲取客人舉辦宴會的意愿，提供宴會及其它資料供賓客參考，如:宴會宣傳單，婚慶文化，宴請請柬，酒店文化宣傳單等。并接受客人的咨詢，針對客人提出的疑問積極熱情回答。 3，帶客參觀宴會場地，詳細解說現(xiàn)場布置要求，人體會到現(xiàn)場的完善，增加承辦宴會的成功機率， 4，掌握客人的信息及特殊要求，做好登記，以便再次與客人取的聯(lián)系， 5，讓客人了解及舉辦宴會標準，進行協(xié)議簽訂，預收訂金流程。 6，及時將宴會信息通知餐廳以避免預沖突， 7，擬定宴會祥細通知單總經(jīng)理簽字，發(fā)放各部門負責人簽字落實， 8，宴開始前兩天，以電話形式向舉辦方取的聯(lián)系，就宴會事宜(如宴會日期，桌數(shù)，指示牌臺卡等)，進行再一次確認，如無更改事項，一切準備工作可依然協(xié)議所述進行。若客人臨時改變宴會要求，經(jīng)餐飲部總負責人同意，并且經(jīng)客人方有效簽字確認后方可生效，再發(fā)一次更改宴會通知單給有關(guān)部門簽字 9，跟蹤落實了解準備工作情況，確保各項工作均己到位， 10，宴會結(jié)束后，負責該場宴會的代表親自拜訪或打電話給賓客表達感謝之意，并追蹤賓客對該次宴會的滿意度及酒店所需整改之處，記錄自我總結(jié)存檔，以便作為此客下次光臨服務(wù)咨詢， 11，營銷團隊定期做宴會宴會營銷活動計劃，根據(jù)酒店的定位進行適應市場化宣傳，做到不喊口號，不說空話的切合實際的營銷計劃(跟據(jù)現(xiàn)場定位后附上) 三，出品部注意事項 1，跟據(jù)宴會通如單，做好物品中購質(zhì)量，提前開會，了解肴做法，做好提前分工細節(jié)工作。 2，宴會當天，廚師長必須把控每一個菜品質(zhì)量環(huán)節(jié)，了解上菜時間，上菜順序，上菜特殊要求， 3，菜上齊后，廚師長收詢相關(guān)負責人的意見，做好優(yōu)劣分析，自我總結(jié)，傳達給每一個下屬， 四，安保部宴會前后注意事項， 1，跟據(jù)宴會通知單做提前準備工作(如，停車位預留，車輛引導等)。 2，宴會準前，必須有專人檢查(如:消防器材是否正常使用，消防通道是否受阻整改工作等) 3，宴會開始時，有專人巡視，提醒客人保管隨身物品，發(fā)現(xiàn)導常請示或能力解決， 4，宴會結(jié)束后做好，人員有序離場，車輛引導等工作及總估， 五:工程部工作配合要求1、提前檢查宴會場地水電根據(jù)宴會要求供應是否正常，有問題及時反應整改2、積極配合宴會舉辦方進場離場用電要求，現(xiàn)場普及用電事宜，排除安全隱患 六:傳菜部服務(wù)要求 1、根據(jù)運費通知單，提前做好餐前準備工作 如:相應菜肴調(diào)品準備，餐車，托盤等衛(wèi)生工作準備2、負責人提前與廳面溝通、溝通上菜桌數(shù)，上菜時間，上菜順序，上菜特殊要求，走菜路線及定點傳菜數(shù)量，傳達給區(qū)域每一個服務(wù)員了解。4、配合協(xié)助廳面收拾市工作，嚴格要求收市工作流程 5、總結(jié)宴會接待工作，在班前例會當中，現(xiàn)場講解，現(xiàn)場培訓 七、餐飲宴會接待要求宴會接侍負責人“四提前”1,提前做好宴會接待計劃表。2,提前做好客人用餐當中一切溝通。3,提前做好餐前餐中服務(wù)人員現(xiàn)場培訓及分配工作。4.提前做好餐后收餐分配指揮協(xié)調(diào)工作。 服務(wù)員“五提前”1.提前做好自我內(nèi)外心態(tài)禮節(jié)服務(wù)2.提前接到分配的任務(wù)進行怎樣落實。3.提前了解客人加桌加位。4.提前了解客人酒水及上菜要求。5,提前配合宴會接侍負責人跟蹤買單流程事宜要求。 接待細節(jié)要求1.要求區(qū)域負責人提前一天根據(jù)預定宴會通知單酒席情況做好：①餐具清洗擺臺達到接待要求；②了解經(jīng)辦人接待特殊要求；③菜單了解及桌數(shù)要求安排；④備好服務(wù)常用的物品；⑤根據(jù)接待情況人員安排上報；⑥與廚房溝通在接待當中需協(xié)調(diào)的事宜。2.當天服務(wù)細節(jié)分配及要求：①規(guī)定時間內(nèi)，各域協(xié)調(diào)人員必須提前5分鐘到崗；未到者進行工作處罰；②服務(wù)到崗后進行例會分配要求：a.根據(jù)人數(shù)進行分桌、分落臺，每一個落臺須有一負責人；b.分配人員做好服務(wù)當中需要的物品準備，例：開水、紅包、打火機、打包袋、酒開、牙簽、紙巾、加位餐具等；c.分配人員做好收餐備用工具；d.分配人員做好酒水提前溝通保管工作；e.分配人員做好餐飲衛(wèi)生整理工作；f.分配人員做好接待桌及指示牌溝通工作；g.分配人員收臺分工事項；h分配各崗迎賓要求。3.服務(wù)中要求員工做到：①何時做到調(diào)味品、落巾落套服務(wù)；②冷熱菜上桌前檢查要求；③客人入座后酒水服務(wù)要求；④上菜時對單上菜及注意事項；⑤服務(wù)中大盤撤回存放處，要求機動人員及時處理；⑥服務(wù)中對客用財產(chǎn)有異常及時上報；⑦服務(wù)中桌面及周圍清理要求要整潔；⑧客人走后提醒客人私人物品帶走；⑨收臺時跟據(jù)餐前分配的要求，做好收臺程序；⑩客人遺留物品不能私拿！4.客人坐齊預訂的桌數(shù)后：要及時向客人溝通是否加桌，如加桌、加桌單派到相關(guān)部門要做到位，做好冷盤跟蹤上桌。5.上菜時做好廚房提前溝通，與傳菜負責人做好上菜桌數(shù)、上菜位置、上菜要求的交接。6、要求宴會服務(wù)做到“兩空、兩干、兩滿”服務(wù)標準7.客人走后：①區(qū)域負責人做好現(xiàn)場調(diào)配指揮；②進行酒水歸類，向主人清點對單無誤買單；③協(xié)調(diào)兄弟部門清理剩余大盤，做到分類輕拿輕放；④做地面，臺面清理收尾工作；⑤等地面臺面清理干凈后，按酒席規(guī)定做好擺臺工作；⑥分配人員做好用餐交接，等待下場酒席要求。8.如有禮儀公司、要做好進場的簽字交接工作。 接待后總結(jié): ① 優(yōu)點分析 ② 缺點分析及整改計劃 ③ 建立前廳、后廚及營銷宴會總結(jié) 會 　　服務(wù)細節(jié)決定宴會接侍的成敗，為自己加油哦！